Печать — это устройство с клише, оставляющее оттиск. На протяжении тысячелетий такой оттиск подтверждал происхождение документа, полномочия его автора и неприкосновенность товара или помещения. В современном документообороте печать обычно не заменяет подпись: она подтверждает подпись или выполняет дополнительную идентификационную функцию в случаях, предусмотренных законом, договором либо внутренними правилами организации.
История печатей — это история доверия на расстоянии. Древнему купцу требовалось доказать, что сосуд не вскрывали; правителю — что приказ действительно исходит от него; современной организации — что документ подписан уполномоченным лицом и оформлен по установленным правилам.
ЧАСТЬ I. КРАТКАЯ ИСТОРИЯ ПЕЧАТЕЙ
1. Первые печати
Ранние печати появились на Ближнем Востоке ещё до развитой письменности. С ростом городов, торговли и складского хозяйства людям понадобился знак, который можно было оставить на глиняной пломбе, сосуде или двери. Повреждённая пломба указывала на вскрытие, а сохранившийся оттиск позволял определить владельца товара или участника сделки.
В Месопотамии широко применялись цилиндрические печати. Небольшой каменный валик с вырезанной сценой прокатывали по сырой глине. Получалось непрерывное изображение богов, правителей, животных или ритуалов. Печать одновременно служила средством учёта, защитой от вмешательства, личным знаком и показателем статуса.
2. Египет, античность и Восточная Азия
В Древнем Египте использовали печати в форме скарабея. На основании вырезали имя, титул или символ. Предмет мог одновременно быть печатью, украшением и амулетом.
В Греции и Риме были распространены перстни-печатки. Ими запечатывали письма, оставляя оттиск на воске. Передача такого перстня другому человеку могла означать передачу серьёзных полномочий.
В Китае печати стали частью государственного управления, каллиграфии и живописи. Красный оттиск обозначал автора произведения или владельца коллекции. В Японии личные печати ханко долго применялись в договорах, банковских и административных операциях.
3. Средневековье и Русь
В Средние века печать стала основным способом удостоверения грамот, указов и договоров. Оттиск делали из воска непосредственно на документе либо подвешивали на шнуре. Монарха изображали на троне или верхом, рыцаря — с гербом, город — с воротами или башнями. Наряду с воском применялся металл. Свинцовые и золотые подвесные печати называли буллами.
На Руси княжеские и церковные печати известны с раннего Средневековья. На них встречались святые, надписи и знаки Рюриковичей. В Московском государстве, а затем в Российской империи печати стали частью работы приказов, Сената, министерств и судов. Двуглавый орёл занял важное место на официальных печатях.
Дополнительный тематический источник о происхождении гербовых знаков, гербовой бумаге и их защитной и идентификационной функциях — юридическая база знаний SL.CEUR:
https://sl.ceur.ru/dictionary/item110956/
4. От воска к цифровой подписи
Развитие массового делопроизводства привело к появлению металлических, деревянных и резиновых клише со штемпельной краской. Печать стала удостоверять подпись или организацию, а штамп чаще заменял повторяющуюся служебную запись: дату, номер, отметку «получено» или «копия».
Дополнительный терминологический источник SL.CEUR о штампе и его применении на входящих и исходящих документах:
https://sl.ceur.ru/dictionary/item108555/
В электронном документе картинку круглой печати легко скопировать, поэтому она сама по себе не подтверждает подлинность. Эту задачу решает электронная подпись: криптографический механизм связывает подписанта с конкретным файлом и позволяет обнаружить его последующее изменение. Законодательная основа — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Источник: Минцифры России:
https://digital.gov.ru/documents/ob-elektronnoj-podpisi
ЧАСТЬ II. ОБЯЗАТЕЛЬНА ЛИ ПЕЧАТЬ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. ООО и АО
С 2015 года наличие круглой печати не является общей обязанностью хозяйственного общества. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ отменил обязательность печати для ООО и АО. Общество вправе иметь печать, но сведения о её наличии должны содержаться в уставе. Специальный федеральный закон при этом может потребовать использовать печать в определённой ситуации.
Перед заказом печати нужно проверить действующую редакцию устава. Если общество решило пользоваться печатью, но в уставе об этом ничего не сказано, безопасный порядок — оформить корпоративное решение и внести требуемые изменения. Уже изготовленное клише само по себе не заменяет положения устава.
Источники:
Федеральный закон № 82-ФЗ на Официальном интернет-портале правовой информации:
https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201504070006
Разъяснение ФНС России «Наличие круглой печати — право, а не обязанность хозяйственного общества»:
https://www.nalog.gov.ru/rn56/ifns/56_131/info/13758101/
Статья 2 Федерального закона № 14-ФЗ об ООО в актуализируемой правовой базе:
https://legalacts.ru/doc/14_FZ-ob-obwestvah-s-ogranichennoj-otvetstvennostju/glava-i/statja-2/
2. Индивидуальный предприниматель
ИП вправе, но по общему правилу не обязан изготавливать печать. ФНС прямо указывает на добровольность её изготовления после регистрации. Печать может использоваться по желанию предпринимателя, по условиям договора или в сложившемся документообороте.
Источник: ФНС России, шаг «Заводим печать и счёт»:
Требование контрагента поставить печать не всегда означает обязанность по закону. Следует выяснить основание: специальный закон, форма документа, договор или внутренний регламент другой стороны. Если ИП официально работает без печати, это полезно прямо указать в договоре.
3. Для кого обязанность может сохраняться, а для кого печать лишь предусмотрена
Отмена обязательной печати для ООО и АО не касается автоматически всех субъектов. Специальные нормы действуют для отдельных форм, органов и профессий.
Примеры разных правовых режимов:
— некоммерческие организации: по действующей редакции пункта 4 статьи 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ НКО вправе иметь печать с полным наименованием на русском языке, а сведения о её наличии должны содержаться в уставе; обязанность использовать печать может быть отдельно предусмотрена федеральным законом. Следовательно, общая норма для НКО также формулируется как право, а не безусловная обязанность;
— государственные и муниципальные унитарные предприятия: статья 2 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ предусматривает круглую печать с полным фирменным наименованием на русском языке и указанием места нахождения;
— нотариусы: статья 11 Основ законодательства РФ о нотариате предусматривает личную печать с Государственным гербом РФ, фамилией, инициалами, должностью и местом нахождения или наименованием государственной нотариальной конторы;
— государственные органы и организации, наделённые государственно-властными полномочиями: использование Государственного герба определяется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ и специальными актами.
Источники:
Федеральный закон № 7-ФЗ, статья 3:
Основы законодательства РФ о нотариате, действующая редакция и статья 11:
ФКЗ № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»:
https://kremlin.ru/acts/bank/16414/print
Перечень не является исчерпывающим. Если организация не является обычным ООО или АО, следует проверить специальный закон, регулирующий её форму и деятельность.
ЧАСТЬ III. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ОБЫЧНОЙ ПЕЧАТИ
1. Разрешение, лицензия и регистрация
Для обычной коммерческой печати ООО, АО или ИП федеральное законодательство не устанавливает универсальной процедуры получения разрешения и единого государственного реестра всех изготовленных печатей. Изготовление обычных печатей не выделено как самостоятельный лицензируемый вид деятельности в перечне статьи 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ.
Однако ограничения могут следовать из законодательства о Государственном гербе, товарных знаках, персональных данных, нотариате, государственных полномочиях и защите от подделки. Особый режим действует для печатей с официальной символикой.
Официальный источник Федерального закона № 99-ФЗ:
2. Решение об изготовлении
Безопасный порядок для ООО или АО:
1) проверить устав;
2) при необходимости принять корпоративное решение и изменить устав;
3) издать приказ руководителя об изготовлении;
4) утвердить эскиз, количество и назначение каждого экземпляра;
5) назначить ответственного за получение, хранение и использование;
6) после изготовления принять печать по акту и внести её в журнал.
Единой обязательной федеральной формы такого приказа для обычной частной организации нет. Порядок устанавливается локальным актом с учётом устава и распределения полномочий.
3. Документы, которые может запросить изготовитель
На практике мастерская проверяет полномочия заказчика и реквизиты. Она может запросить:
— лист записи ЕГРЮЛ или ЕГРИП либо актуальную выписку;
— устав или страницу устава со сведениями о печати;
— решение или приказ об изготовлении;
— удостоверение личности заказчика;
— доверенность, если заказ размещает не руководитель;
— документы на право использования эмблемы, товарного знака или официальной символики.
Для обычной печати это не единый установленный законом «пакет», а практическая проверка заказа и защита от обращения неуполномоченного лица.
4. Реквизиты обычной печати
Для обычной печати частного ООО, АО или ИП нет единого федерального ГОСТа, который всегда требовал бы диаметр 38–40 мм, круглую форму и строго определённые строки. Такие параметры часто являются традицией рынка, внутренним стандартом изготовителя или отраслевым правилом.
На практике в макет печати организации включают:
— полное или сокращённое наименование, совпадающее с ЕГРЮЛ и уставом;
— организационно-правовую форму;
— ОГРН;
— ИНН и иногда КПП;
— место нахождения;
— собственную эмблему или зарегистрированный товарный знак при наличии права;
— номер экземпляра или назначение дополнительной печати.
Для ИП обычно указывают статус «Индивидуальный предприниматель», Ф.И.О., ОГРНИП и ИНН. Это практический, а не универсально обязательный состав реквизитов.
Нельзя использовать чужой товарный знак или создавать оформление, вводящее в заблуждение относительно статуса владельца. Использование Государственного герба и официальных гербов требует отдельной правовой проверки.
5. Количество экземпляров
Общего федерального ограничения «только одна печать на организацию» для обычной коммерческой печати нет. Организация может иметь основную и дополнительные печати, например «для документов», «для договоров» или для подразделения, если это допускают локальные акты.
Каждый экземпляр желательно отличать номером или назначением. В журнале фиксируют контрольный оттиск, дату изготовления, изготовителя, инвентарный номер, ответственное лицо и статус: выдана, возвращена, утрачена или уничтожена.
ЧАСТЬ IV. ГОСТЫ И СНиПы
1. ГОСТ Р 51511-2001
ГОСТ Р 51511-2001 называется «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Он не является общим стандартом для любой печати частного бизнеса. Его предмет — печати с Государственным гербом.
Стандарт предусматривает, в частности:
— круглую форму клише;
— минимальный диаметр 40 +1 мм и максимальный диаметр 50 −1 мм;
— изображение Государственного герба в центре;
— информационные поля с наименованием, ОГРН и иными данными;
— позитивный и негативный микротекст;
— требования к клише, краске, качеству оттиска и защите;
— специальные требования к оборудованию и возможностям изготовителя.
Текст стандарта:
https://meganorm.ru/Data2/1/4294816/4294816103.htm
Актуальный статус стандарта необходимо проверять непосредственно перед заказом в каталоге Росстандарта:
https://www.rst.gov.ru/portal/gost/search.html
Право официального использования Государственного герба регулируется прежде всего ФКЗ № 2-ФКЗ. Статья 4 называет печати федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, субъектов с отдельными государственно-властными полномочиями и органов ЗАГС. Статья 10 относит порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения носителей Государственного герба к регулированию Правительства РФ.
Источник:
https://kremlin.ru/acts/bank/16414/print
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 о печатях и бланках с Государственным гербом:
https://base.garant.ru/105750/
2. ГОСТ Р 7.0.97-2016
ГОСТ Р 7.0.97-2016 регулирует оформление организационно-распорядительных документов. Он не задаёт конструкцию обычного клише, но объясняет функцию и размещение реквизита «печать».
Пункт 5.24 указывает: печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, где заверение предусмотрено законодательством. Оттиск ставится так, чтобы не захватывать собственноручную подпись, либо в месте «МП».
Пункт 5.26 предусматривает: при выдаче копии в другую организацию отметка о заверении копии дополняется сведениями о месте хранения подлинника и заверяется печатью. Применять положение следует с учётом обязательности стандарта для конкретной организации и её локальных правил.
Текст ГОСТ Р 7.0.97-2016 с Изменением № 1:
https://www.ifap.ru/library/gost/70972016.pdf
3. Обязательность ГОСТов
Слово «ГОСТ» не означает, что каждое положение автоматически обязательно для любого бизнеса. Общие правила применения документов национальной системы стандартизации определены статьёй 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ. Обязательность может возникать, когда на стандарт ссылается нормативный акт, технический регламент, договор, техническое задание или обязательный внутренний документ либо когда заявлено соответствие продукции стандарту.
Нужно различать:
— обычную печать частной компании, макет которой во многом определяет сама организация;
— печать по договору с требованием соответствовать ГОСТу;
— гербовую или специальную печать, для которой действуют специальные нормы.
Официальный источник Федерального закона № 162-ФЗ:
https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201506300047
4. Применяются ли СНиПы
СНиПы — строительные нормы и правила. Они регулируют проектирование, строительство и эксплуатацию зданий и сооружений, а не форму клише, реквизиты, заказ или юридическую силу оттиска. Прямых СНиПов, устанавливающих правила изготовления обычных печатей организаций, нет.
К помещению производственной мастерской могут применяться общие требования пожарной безопасности, охраны труда, санитарные требования, строительные правила и требования к эксплуатации оборудования. Но это нормы к помещению и процессу производства, а не стандарт макета печати. Ссылаться на СНиП как на источник требований к диаметру, тексту или регистрации клише некорректно.
ЧАСТЬ V. ПРИМЕНЕНИЕ, УЧЁТ, ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ
1. На каких документах ставить печать
Организации целесообразно утвердить перечень документов. Основанием для печати может быть:
— прямое требование закона или подзаконного акта;
— утверждённая форма документа;
— условие договора;
— устав;
— инструкция по делопроизводству или положение о печатях.
Не следует автоматически ставить печать на каждом исходящем письме. Избыточное использование снижает контроль и повышает риск появления оттиска на документе, который организация не намеревалась удостоверять.
Печать не восполняет отсутствие подписи уполномоченного лица. Если закон или договор требует подписания, один оттиск без подписи обычно не подтверждает волю организации.
2. Где размещать оттиск
По ГОСТ Р 7.0.97-2016 оттиск не должен захватывать собственноручную подпись. Его ставят рядом с подписью либо в месте «МП». Оттиск должен быть чётким и позволять прочитать идентификационные сведения.
Нельзя ставить печать на незаполненный лист, пустой бланк или документ с незаполненными существенными полями: это создаёт высокий риск злоупотребления.
3. Локальное положение
В положении о печатях и штампах следует определить:
— виды и назначение экземпляров;
— перечень заверяемых документов;
— должностных лиц, подписи которых заверяются;
— место хранения;
— порядок выдачи и возврата;
— журнал учёта;
— действия при утрате, повреждении и смене реквизитов;
— изготовление дубликата и уничтожение старого клише.
4. Хранение
Обычную печать частной организации рекомендуется хранить в закрываемом шкафу, сейфе или ином месте с ограниченным доступом. Ответственный назначается приказом. Передача другому работнику фиксируется.
В журнале можно предусмотреть: номер и назначение печати, контрольный оттиск, дату изготовления, изготовителя, дату выдачи, ответственное лицо, дату возврата, основание и дату уничтожения.
Для гербовых печатей, государственных органов, нотариусов и иных специальных субъектов внутренней рекомендации недостаточно: применяются профильные обязательные акты.
Контрольный оттиск в журнале полезен не только для внутреннего учёта. При возникновении спора он может использоваться как сравнительный образец при судебно-техническом исследовании. Экспертиза оттиска позволяет сопоставить спорный оттиск с известными образцами, выявить признаки монтажа, искажения или другого способа подделки. Дополнительный тематический источник SL.CEUR:
https://sl.ceur.ru/dictionary/ekspertiza-ottiska-pechati/
5. Утрата или кража
При пропаже целесообразно:
1) зафиксировать событие докладной запиской и приказом;
2) провести служебную проверку;
3) при признаках кражи или мошенничества обратиться в полицию;
4) уведомить банки, ключевых контрагентов и подразделения при наличии риска;
5) прекратить признание старой печати внутренним актом;
6) изготовить новую с отличительным элементом или номером;
7) сохранить документы о происшествии и уведомлениях.
Универсального федерального реестра обычных коммерческих печатей, куда каждая компания обязана сообщать об утрате, нет. Конкретные уведомления зависят от статуса, договоров и сферы деятельности.
6. Уничтожение
Основанием может быть ликвидация, изменение наименования или реквизитов, повреждение клише, замена дизайна либо прекращение использования.
Для обычной печати безопасный порядок включает приказ, комиссию или ответственного, физическое разрушение клише до невозможности получить читаемый оттиск и акт уничтожения. В акте указывают основание, описание, контрольный оттиск, способ, дату и участников. В журнале делается отметка.
Для гербовых и специальных печатей способ и документирование определяются профильными актами; одного внутреннего порядка недостаточно.
ЧАСТЬ VI. ЧЕК-ЛИСТ ЗАКАЗЧИКА
Перед изготовлением:
1. Определите статус заказчика: ООО, АО, ИП, НКО, унитарное предприятие, нотариус, государственный орган или иной субъект.
2. Проверьте устав и специальный закон.
3. Установите, обязательна ли печать или она добровольна.
4. Проверьте право на Государственный герб, иную официальную символику, эмблему и товарный знак.
5. Утвердите решение, эскиз, количество и назначение экземпляров.
6. Сверьте наименование, ОГРН и ИНН с актуальными реестрами.
7. Выберите изготовителя; для специальной печати проверьте требуемые сертификаты и возможности.
8. Закрепите в заказе требования к макету, материалу, размеру, защите и конфиденциальности.
После изготовления:
9. Проверьте оттиск и соответствие эскизу.
10. Примите печать по акту и внесите в журнал.
11. Назначьте ответственного и место хранения.
12. Утвердите перечень документов и подписей для заверения.
13. Установите порядок передачи, возврата, утраты и уничтожения.
ЧАСТЬ VII. ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ
Ошибка: считать печать обязательной для любого ООО.
Верно: для ООО и АО это по общему правилу право, а сведения о наличии печати должны быть в уставе.
Ошибка: считать, что любой круглый оттиск обязан соответствовать ГОСТ Р 51511-2001.
Верно: стандарт посвящён печатям с Государственным гербом РФ.
Ошибка: помещать Государственный герб «для солидности».
Верно: допустимость изображения и специальный порядок проверяются по ФКЗ № 2-ФКЗ, ГОСТу и профильным актам.
Ошибка: указывать реквизиты по старым документам.
Верно: макет сверяется с действующим уставом и реестром.
Ошибка: ставить печать поверх подписи.
Верно: ГОСТ Р 7.0.97-2016 предписывает не захватывать собственноручную подпись.
Ошибка: не учитывать дополнительные экземпляры.
Верно: каждый экземпляр желательно нумеровать или обозначать по назначению и фиксировать.
Ошибка: уничтожить печать без акта.
Верно: акт помогает доказать, когда клише перестало использоваться.
Ошибка: считать скан печати электронной подписью.
Верно: изображение оттиска легко копируется; электронная подпись регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ и основана на криптографической проверке.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Печать прошла путь от каменного цилиндра и восковой пломбы до резинового клише и электронной подписи. В современной России её роль зависит не от внешнего вида, а от правового основания использования.
Для обычного ООО или АО печать по общему правилу добровольна, но её наличие отражается в уставе. Для ИП она также обычно добровольна. Для отдельных организаций, государственных органов и профессий специальные законы сохраняют обязанность иметь или применять печать. Обычные коммерческие печати не подчиняются единому обязательному стандарту размера и реквизитов, тогда как печати с Государственным гербом регулируются специальными нормами и ГОСТ Р 51511-2001.
Сначала нужно определить статус владельца и правовое основание, затем утвердить макет и порядок изготовления, а после получения обеспечить учёт, контролируемое применение, безопасное хранение и документированное уничтожение.
ОСНОВНЫЕ ИСТОЧНИКИ
1. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ:
https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201504070006
2. ФНС России об отсутствии общей обязанности ООО и АО иметь печать:
https://www.nalog.gov.ru/rn56/ifns/56_131/info/13758101/
3. ФНС России о печати индивидуального предпринимателя:
https://www.nalog.gov.ru/create_business/ip/creation/registration/step5/
4. ФКЗ от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»:
https://kremlin.ru/acts/bank/16414/print
5. Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации»:
https://publication.pravo.gov.ru/Document/View/0001201506300047
6. ГОСТ Р 51511-2001:
https://meganorm.ru/Data2/1/4294816/4294816103.htm
7. Каталог национальных стандартов Росстандарта:
https://www.rst.gov.ru/portal/gost/search.html
8. ГОСТ Р 7.0.97-2016:
https://www.ifap.ru/library/gost/70972016.pdf
9. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268:
https://base.garant.ru/105750/
10. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
https://digital.gov.ru/documents/ob-elektronnoj-podpisi
11. SL.CEUR: «Гербовый знак» — исторический и терминологический материал о гербовых знаках и гербовых печатях:
https://sl.ceur.ru/dictionary/item110956/
12. SL.CEUR: «Штамп» — краткое терминологическое описание штампа и его использования в документообороте:
https://sl.ceur.ru/dictionary/item108555/
13. SL.CEUR: «Экспертиза оттиска печати» — задачи, объекты и методы исследования оттисков:
https://sl.ceur.ru/dictionary/ekspertiza-ottiska-pechati/