Заверенная копия

(точно воспроизведенный текст к.-л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы и др.).

это копия документа, удостоверенная в установленном законом порядке для подтверждения ее соответствия оригиналу. Заверение копии придает ей юридическую силу, позволяя использовать документ в официальных, судебных и иных процедурах, где требуется подтверждение достоверности информации.

В российской правовой системе заверенная копия может быть:

• нотариальной — удостоверенной нотариусом в соответствии с Федеральным законом от 11.02.1993 № 4462-I «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате»;

• служебной (организационной) — заверенной должностным лицом предприятия, учреждения или органа власти, уполномоченным на это внутренними нормативными актами.

Нормативная база

Основные правовые акты, регулирующие вопросы заверения копий:

1. Гражданский кодекс РФ — определяет общие правила удостоверения документов (ст. 160–163, 185–186).

2. Федеральный закон № 4462-I от 11.02.1993 «Основы законодательства РФ о нотариате» — ст. 77–79 (удостоверение верности копий документов и выписок).

3. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Документы. Требования к оформлению» — содержит стандарты оформления копий.

4. Процессуальные кодексы РФ (ГПК, АПК, КАС) — устанавливают, в каких случаях документы должны быть представлены в заверенном виде.

5. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — для заверенных электронных копий.

Виды заверенных копий

1. Нотариально заверенная копия

   • Удостоверяется нотариусом при предъявлении оригинала.

   • На документе проставляется удостоверительная надпись нотариуса с печатью и подписью.

   • Имеет повышенную доказательственную силу в суде.

2. Заверенная копия организацией

   • Заверяется руководителем или уполномоченным лицом организации, где хранится оригинал.

   • Используется для внутреннего и межведомственного документооборота, а также в случаях, прямо предусмотренных законом или контрактом.

3. Электронная заверенная копия

   • Создается путем сканирования оригинала и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

   • Имеет юридическую силу, равную бумажному оригиналу при соблюдении требований закона.

Порядок заверения

Нотариальное заверение

1. Предъявление оригинала нотариусу.

2. Проверка подлинности оригинала и отсутствия видимых признаков подделки.

3. Изготовление копии или использование уже представленной.

4. Проставление удостоверительной надписи (по форме, утвержденной Минюстом РФ).

5. Регистрация нотариального действия в реестре.

Заверение копии организацией

1. Сверка копии с оригиналом уполномоченным сотрудником.

2. Проставление отметки:

   • надпись «Копия верна» или «Верно»;

   • должность, подпись, расшифровка подписи;

   • дата заверения;

   • при необходимости — печать организации.

Пример:

Срок действия

Законом срок действия заверенной копии прямо не установлен. Она действительна до тех пор, пока сведения в оригинале актуальны и документ не утратил юридической силы (например, истек срок действия договора или паспорта).

Использование в суде

Согласно:

• ст. 71 ГПК РФ,

• ст. 75 АПК РФ,

суд принимает заверенные копии документов в качестве письменных доказательств. При необходимости суд может истребовать оригинал.

Ответственность

За подделку заверенной копии или использование заведомо поддельной копии предусмотрена:

• уголовная ответственность (ст. 327 УК РФ — подделка документов);

• дисциплинарная ответственность для должностных лиц;

• гражданско-правовая ответственность за причиненные убытки.